无纸办公纵横谈

作者：陈耀波

　　您可曾注意到，活字印刷术用铅与火为我们铸造了近千年的灿烂文化之后，已功成身退，悄然回归毕升和谷登堡所在的天国？人们担心古代的又一伟大发明，见证人类两千年辉煌文明的纸张，也将因为“无纸办公”的降临而被蔡伦召回。
　　“无纸办公”尽管步履维艰，但终归势在必行。大多新生事物在出现之初，改变人们的习惯往往要比解决技术问题困难得多。但到了新生事物与经济效益休戚相关的时候，利益驱动将无情地扫荡一切障碍。无纸办公也许已经到了这一关键时刻。

　　一字偏颇，咫尺天涯

　　“无纸办公”一词的提出，在美国大约始于1973年。随后，有许多热心的单位和专家一直为这一目标的实现而不懈努力。据说施乐公司74、75年在讨论“未来办公室”时，就勾勒出一个拥有计算机、电子邮件和在线信息的模型。九十年代，随着因特网的普及，许多人认为无纸办公已经近在咫尺。甚至有人断言，“不出三年，就可以把纸张扫出办公室”。但与此同时，全球办公纸张的用量，仍以每年百分之七以上的速度剧增，而且增长速度毫无放慢的迹象。无情的事实又让许多人怀疑“无纸办公”可能是“南柯一梦”。
　　问题可能在于如何理解“无纸办公”的涵义。把“无”字解释为绝对没有，则无纸办公确实遥遥无期；理解为“不用”，则我们早已不知不觉地进入这一领域了。
　　如今，电脑已经成为机关和企、事业单位办公室必备的工具。各种报表很少再用纸张填报。电子邮件迅速普及，电子商务、电子政务接踵而来。政府部门和具有一定规模的企业，保存在计算机上的业务信息，可能要比保存在纸张上的多得多，而且比例还在不断上升。银行和证券公司的帐务、航空和铁路的订票系统、医疗系统的费用结算都离不开计算机，今年高考录取新生也在网上进行。8月9日的《电脑报》发表一篇题为“美国流行无纸校园”的文章，报导美国爱荷华州西德梅因学院推行无纸校园的情况。学校没有传统的图书馆、书籍和讲义，学生用掌上电脑代替课本和笔记本，只有少量的纸质杂志。笔者最近在“办公自动化”培训班的教学中，亲自尝试“无纸化考试”，得到学员们的普遍赞同。
　　请大家注意，尽管纸张的用量逐年增长，但保存在纸张以外的信息，其比例却以更惊人的速度攀升。以“字节”数（一个英文字符为一个字节，一个中文字符为两个字节）统计，储存数据资料的各种硬盘和软盘的容量，一直以指数式的速度增长。现在的硬盘，每块起码就是几十个G（即几百亿字节），可存储几千部百万字的巨著。据说1995年美国一家杂志登载一篇叫“信息革命”的文章，文章中配了一幅比尔.盖茨爬在钢缆上的图片，他身下是55英尺高（33万张打印纸的高度）的纸堆，手拿一片光盘，微笑说：“光盘中的信息比下面纸张中的信息还多”。最近有世界权威统计机构发表公告，全球台式计算机的制造量已经超过一亿台。如果将世界上所有用电脑存储的信息都打印在纸上，谁能想像出这将是一个何等惊人的天文数字？

　　要吸取“无人工厂”的教训

　　如果我们把无纸办公的目标，理解为把最后一张纸驱逐出办公室，可能地球上永远不会出现这样的办公模式。这种极端的思路，不仅要把纸张逐出办公室，还要把不习惯使用计算机的工作人员（也包括领导者）统统赶出办公室，理所当然地会受到强烈的抵制和反对。
　　其实，“无纸办公”的宗旨，就是用数字化技术替代传统的手工操作，以提高办公质量和办公效率。只要达到这一目的，完全可以根据实际情况选用信息的存储载体，“有纸办公”与“无纸办公”同时并存，取长补短，自然过度。何必将它们对立起来，以至于势不两立呢！
　　记得当年国外推行CIMS（计算机集成制造系统）时，曾经一味追求“无人工厂”，由计算机代替人的一切工作。这种脱离实际的做法使CIMS走了一大段弯路，至今仍然收效甚微。我国到了执行“863计划”时，才开始推行CIMS。但我们实事求是，走人机结合的道路，因而接连取得可喜的成效，这是有目共睹的事实。
　　“无纸办公”也要讲实事求是，千万不要走进绝对排斥纸张的死胡同。
　　两年前，《人民日报》发表过题为“无纸化办公受挑战”的署名文章，指出无纸办公步履维艰的“毛病出在人们在推动技术进步的过程中，始终没有摆正尊重人文传统与尊重科学精神的相互关系上。”这种观点有一定道理。从根本上说，人是决定一切的要素。要让人们理解新生事物的重要意义，才能加快技术创新的步伐。

　　无时空的阻隔，无案牍之劳形

　　平心而论，数字化技术用于办公业务，确实有许多优点，不仅省时省力，还极大地克服时间和空间的障碍，可以办成许多以往难以想像的事情。
　　现在的文件都有“关键词”，在成千上万个文件中寻找某方面的文件，用电脑搜索，易如反掌；而用人工在档案库中寻找，即使有很健全的索引资料，也很费时费力。
　　数字文件的收发保存，不容易出差错，而编制纸张文件目录，就很容易发生缺、漏、重复或出错。
　　汇总报表数据，用手工操作，既繁琐，又容易出差错；而请电脑代劳，不仅便捷，而且数据准确可靠。
　　要给几百或几千个客户发信函，印制、填写和邮寄这些信件，要花费大量的人力和资金，而用电子函件发信，只　　要在邮件列表上点一下鼠标，成千上万的信件立即发送完毕。
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　　如今许多办公人员，对这一切都已感同身受，无须赘述。而更引人关注的是，无纸办公能够克服时间和地域的障碍，实时处理重要业务。
　　当你的企业要与国内外竞争对手竞标某一项目，需要根据企业的资源，立即计算出准确的成本和交货日期时，用计算机和网络系统，你可以立刻得到准确数据，哪怕在千里之外。否则，你只能将良机拱手让人。怪不得许多企业情愿投入巨资引进MRP或ERP之类的管理系统。今天有远见的企业领导，不管他懂不懂电脑，对此都不敢掉以轻心。
　　利益驱动，是一种难以抗拒的力量，它能使技术创新以超乎寻常的速度进行推广和普及。和因特网能在几年的时间里覆盖全球一样，为了提升竞争能力，只要时机一到，任何习惯阻力，都将被彻底扫除。

　　“容错”、“容灾”，有容乃大

　　计算机和网络安全问题，一直是推行无纸办公的重大障碍。 人们不放心是有道理的，即使现有的安全问题都有可靠的解决的办法，但新的问题仍会伴随新技术的产生而不断涌现。安全防范，确实没有穷期。
　　有三类安全问题值得关注：如何确保系统自身稳定可靠、万无一失？如何防止系统外面的非法入侵和恶意破坏？如何认定来往信息未被篡改、绝对可信？
　　当计算机在执行某一重要任务中途突然发生故障，常常会导致不可挽回的损失。今年春天，上海市医疗系统的服务器发生过故障，全市医院停止挂号和门诊约两个钟头，排队的病人叫苦不迭，医务人员心急如焚……人们在吸取无数教训之后，不断积累了经验，创造了许多解决方案。从数据备份到机器的容错，就是其中行之有效的办法。
　　现在的计算机都能同时执行多项任务。两台机器在执行各自任务的同时，也为对方进行备份操作，任何一台出了故障，另一台自动顶上，和公务员的“AB制”一样。只有一台机器作为备份还不够，很多高档的服务器都采用多台机器（四台、八台、十六台、以至更多）按一定次序互为备份的办法，来确保系统万无一失。当一组机器在运行中一台又一台出现故障，只要还有一两台能运行，所有任务照样执行无误。出故障的机器还能很快自行修复，恢复自身工作。用户根本感觉不到计算机发生过问题，这就是所谓“容错”技术。
　　条件许可的，还要通过“异地备份”的办法防范灾难事故的发生，“不要把所有的鸡蛋放在一个篮子里”。据IDC统计，1991-2000年之间，美国发生灾难的公司，有55％当即倒闭；因为数据丢失，有29％的公司在两年之内倒闭；只有16％还能生存下来。正当因灾难丢失数据导致企业关闭引起人们关注的时候，“9.11”事件又一次敲响警钟。　　“9.11”事件导致许多企业因业务数据被毁坏而彻底瘫痪。但有些企业因采用了异地存储，其业务数据因实时备份在异地而很快恢复运转。这就叫“异地容灾”。“9.11”之后，通过网络实施异地备份的“网络存储”业务受到广泛接受而获得迅猛发展。
　　当然，安全和成本是有矛盾的，用户要根据自己所需要的安全级别来选择合适的方案。

　　“防火墙”外狼烟起，密码公开保安全

　　除了尽量减少自身设备发生故障以外，系统还必须防备外来的袭击。防火墙是防止病毒和黑客入侵的主要手段。各类病毒数不胜数，花样不断翻新，黑客的破坏也越来越猖獗。据美国Riptech统计，全球计算机受攻击的数量每年以64％的比例递增。但“道高一尺，魔高一丈”，防火墙技术也在不断提升。这几年，IT行业大滑坡，但制造杀毒软件和防火墙的企业却生意兴隆，不断壮大。值得注意的是，攻击与防卫就像两匹正在竞赛的骏马，你追我赶，一直没有停息。尽管你现在使用的防火墙非常先进，也要及时更新或升级。否则很快就可能不堪一击。
　　即使你有一套非常可靠的系统，又有固若金汤的防范措施，也并不就此万事大吉。因为信息还要越出你的系统，在网络上传输。泄密或信息被中途篡改也是令人担忧的事情。人们曾经尝试过五花八门的加密方法，终于找到一种极为巧妙的RSA加密办法。
　　天下有许多看似有悖常理，但又确实行之有效的事情，仔细推敲，却有一番更为深刻的道理。用公开密码的办法来保密就是一例。RSA保密系统的密码是成对的，两个密码同时用上才能解密。你必须向外界公开其中一个密码，叫公用密钥（Public key）；另一个自己保管，叫私人密钥（Private key）。用前者加密，只有后者能解开；用后者加密，只有前者能解开。你的朋友或客户给你的密件，不是用他们的，而是用你的公用密钥加密后发给你，只有用你的私人密钥，也就是你自己才能解开。你发表的加密信息，人家用你的公用密钥能解开的，就知道肯定是你用自己的私人密钥加过密，这就叫“数字签名”。管理这些密钥的机构这就是认证机构。现在许多国家包括我国都已设立权威的认证机构。由于现在使用的密钥已升到128位数据，普通计算机用穷举法确实无法破解，完全足以确保电子商务和一般业务信息的安全。
这种保密方法，实质上是用人家的密码为你保密。万一有人密码被破解了，你的其他信息仍将安然无恙。在传输过程中，信息被改动一个字符，解开来的东西将面目全非，受方能立即发现。所以在电子商务中，用这种方法签订的协议是绝对无法更改的。这种保密方法真是天衣无缝，正象老子所说：“善闭无关键可开，善结无绳约可解”。否则，谁敢在网上支付巨额资金，金融机构还能正常营业？

　　抢占先机与从长计议

　　说到底，无纸办公就是用电脑和网络实施管理作业。现在许多机关或企、事业单位所使用的电脑，大多是分散的，局部的，投入不多，见效颇快；但教训也不少。过去有些机构在尚未成熟的系统软件上编一些程序，让下属单位报送数据，当时可能可以应付一时统计的需要，有的还得到上级表彰。但过不多久就会因版本不兼容而东改西补，捉襟见肘。人事变动之后，或者因为缺乏系统维护及后继技术的支持，可能导致多年保存的数据毁于一旦，造成不可挽回的损失。这方面的教训很多。有关领导在积极支持数字化办公的同时，必须立足长远。尽可能选用比较成熟的、比较规范的商用系统，要确保设备的售后技术支持。
　　谈到计算机管理系统，顺便说一说ERP。
　　“入世”之后，ERP之风劲吹。国内外ERP厂商不择手段地向企业推销产品，许多媒体也大力鼓吹，要与国外同行竞争，就不能不立即推行ERP。似乎稍一犹豫，即将千帆过尽，追悔莫及。这使得许多企业领导既幢憬又忧虑，举棋不定，大伤脑筋。
　　所谓ERP，中文叫“企业资源计划”，是一套现代化的企业管理系统。从七十年代开始，由物料需求计划（MRP），到制造资源计划（MRPⅡ），再到企业资源计划（ERP）一路发展过来。其规模及管理范围越来越大。ERP的管理范围已经超出企业自身，将国内外的供应商及客户都包括进去。ERP不仅是一套管理方法，更重要的是一种管理理念。典型的ERP要求按照西方的管理模式管理企业，国内现有企业必须进行所谓“企业重组”。请注意！此“重组”非那“重组”，不是企业拆拆并并的重组，而是要按照国外企业模式对现有企业进行一次脱胎换骨的改造。一般企业现有的人员、设备和机构能用上或勉强用上的不多，大部份甚至绝大部份都不能用。事实上这种重组要比新建一个企业还困难得多！计算机软件和硬件投入的费用也相当昂贵，动不动就要几百万、几千万元人民币。企业要走这一步，一定要深思熟虑，全面规划，然后痛下决心，义无反顾，背水一战。像过去搞“达标”项目一样，买一点所谓ERP的简单设备，找几个人应付一下，装潢门面，骗骗外行，就算企业已经信息化了。这种自欺欺人的做法绝对行不通。有些ERP的厂商答应根据企业的实际情况对系统进行“二次开发”。你可得当心，千万不要因为牛刀能改成杀鸡刀沾沾自喜。
　　如果企业与国外企业模式差距太大，还不如老老实实从MRP或MRPⅡ起步。
　　购置设备，一定要考虑长远的技术支持，考虑使用和管理的能力。如果觉得花不来，宁可采用租借服务器或委托代管的办法。安全问题、技术问题和设备升级问题，都由代理商负责解决。国外很多中小企业都采取这种做法。

　　纸张啊，你慢些走

　　还有一个非常重要的问题，就是信息的长期保存问题。过去，文字刻在兽骨上也好，写在竹简或纸张上也好，都很直观，保存千百年乃至数以万年之后，还能辨认原先的字迹，理解或猜测出原来的意思。现在，所有的信息都变成一大堆0或1的符号，存放在磁盘或光盘上，今后要解读它，也许就不那么容易了。
　　电脑发展太快，软、硬件更新也太快，以至于新老衔接成了令人困惑的问题。二十几年前，美国王安公司的文字处理软件“Word Star”曾经风靡一世，据说当时用它编写的文件，现在就很难找到能解读它的电脑。七八年前，笔者用一些当时很普遍使用的程序编制并存放在5英寸软盘上的一些资料，现在已经很难还原出来。虽然许多软件公司的程序能兼容旧版本，但兼容太多，势必使自身十分臃肿，以至最终被淘汰。据专家说，现在很受欢迎的XML格式的文件，可望再过五十年还能解读。区区五十年呵！五十年后又将怎么办？
　　再说说硬件，软盘能阅读和保存的时间也很有限，最近炒热了的“闪盘”和“优盘”，要比软磁盘耐用得多，都自我标榜“能读写100万次，使用寿命十年”。磁光（MO）的盘子据说还要“耐用”，“能读写一千万次，使用寿命三十年”。即使如此，三十年以后谁负责任？难怪有些单位仍然用纸张或缩微胶卷保存重要信息。
　　电子文件什么时候统统能被法律认可？回答这个问题现在还为时过早。现在最靠得住的无疑还是有领导批示、单位盖章、经手人签名的原始文件。法律认可往往要滞后很长时间。最近，据说权威机构已经承认电报稿可作为法定凭证，但是众所周知，此时电报业务已快要寿终正寝了。
　　再说名人手稿从来就是无价之宝，许多艺术品的原件价值连城，赝品都无从比拟，何况电子读物。
　　可以断言，在很长一段时间，纸张还不能离开我们，也不会离开我们。